√Apa itu Dokumentasi: Pengertian, Jenis, Fungsi, Tujuan

Diposting pada
√Apa itu Dokumentasi: Pengertian, Jenis, Fungsi, Tujuan

Pengertian

Dokumentasi adalah proses sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian serta penyediaan dokumen guna memperoleh informasi, penerangan pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya pada pengguna. Ada pun yang mendefinisikan dokumentasi ialah aktivitas atau proses penyediaan dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat berdasarkan pencatatan berbagai sumber informasi.

Jenis-jenis Dokumentasi

1. Dokumen Berdasarkan Kegiatan

  • Dokumen Pribadi

Dokumen Pribadi adalah dokumen yang berkaitan dengan kepentingan individu. Misalnya: SIM, Akta Lahir, KTP, Ijazah.

  • Dokumen Niaga

Dokumen Niaga adalah dokumen yang berkaitan pada perniagaan atau transaksi jual beli. Misalnya: cek, nota, kuitansi.

  • Dokumen Pemerintah

Dokumen Pemerintah adalah dokumen yang berkaitan informasi ketatanegaraan sebuah pemerintahan. Misalnya: Undang-Undang, Peraturan Pemerintah.

2. Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik

  • Dokumen Literer

Dokumen Literer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, maupun direkam. Biasanya dokumen ini ada di perpustakaan. Misalnya: buku, majalah, film.

  • Dokumen Korporil

Dokumen Korporil adalah dokumen berupa benda bersejarah. Biasanya dokumen ini ada di museum. Misalnya: patung, fosil, dsb.

  • Dokumen Private

Dokumen Private adalah dokumen berupa surat atau arsip yang biasanya disimpan dengan sistem kearsipan. Misalnya: surat niaga, surat dinas, laporan.

3. Dokumen Berdasarkan Fungsinya

  • Dokumentasi Dinamis

Dokumentasi Dinamis adalah dokumen yang bisa dipakai secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dinamis aktif, dinamis semi aktif, serta dinamis in aktif).

  • Dokumentasi Statis
Baca Juga :  √Rawa: Pengertian, Proses, Ciri dan Jenisnya

Dokumentasi Statis adalah  dokumen yang tidak bisa dipakai secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dokumen koprol, dokumen literal, dokumen private).

4. Dokumen Berdasarkan Sifatnya

  • Dokumen Tekstual

Dokumen Tekstual adalah dokumen yang berisi informasi dalam bentuk tertulis. Misalnya: majalah, buku, catalog, surat kabar dsb.

  • Dokumen Nontekstual

Dokumen Nontekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk teks dan gambar. Misalnya: peta, grafik, gambar, rekaman, dan lain-lain.

5. Dokumen Berdasarkan Jenisnya

  • Dokumen Fisik

Dokumen Fisik adalah yang berkaitan dengan materi, ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dsb.

  • Dokumen Intelektual

Dokumen Intelektual adalah dokumen yang dibuat berdasarkan tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dsb.

6. Dokumen Berdasarkan Dokumentasi

  • Dokumen Primer

Dokumen Primer adalah dokumen yang menyajikan informasi mengenai hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Misalnya: paten penelitian, laporan, disertasi.

  • Dokumen Sekunder

Dokumen Sekunder adalah dokumen yang menyajikan informasi tentang literatur primer. Umumnya disebut dengan dokumen bibliografi.

  • Dokumen Tersier

Dokumen Tersier adalah dokumen yang menyajikan informasi tentang literatur sekunder. Misalnya: buku, teks panduan literatur.

Fungsi Dokumentasi

1. Fungsi Dokumentasi Secara Umum

  • Menyediakan informasi tekait isi dokumen untuk pengguna.
  • Menyampaikan alat bukti serta data akurat terkait informasi dokumen.
  • Melindungi dan menyimpan fisik dan juga isi dokumen.
  • Menghindari kerusakan pada dokumen.
  • Menyiapkan isi dokumen guna bahan penelitian para ilmuwan.
  • Mengembangkan koleksi dokumen untuk bangsa dan negara.
  • Akan menjamin keutuhan dan keotentikan infomasi serta data yang ada didalam dokumen.

2. Fungsi Dokumentasi dalam Perusahaan

  • Sebagai memori perusahaan yang digunakan guna melindungi instansi.
  • Membantu memilih keputusan guna melakukan perencanaan serta melakukan penjagaan.
  • Dipakai sebagai alat pembuktian.
  • Dipakai sebagai rujukan histors
  • Menyediakan informasi bagi keuangan, personalia serta hal lain yang nanti akan dibutuhkan oleh semua menejemen perusahaan.
  • Guna keperluan pendidikan karyawan baru.
  • Guna mempererat hubungan perusahaan dengan masyarakat setempat, khususnya untuk klien.
Baca Juga :  √Alasan Mesir Mengakui Kedaulatan Indonesia : Masalah dan Analisisnya

Tujuan Dokumentasi

  • Membantu pelayanan di bidang dokumentasi.
  • Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi.
  • Mengadakan konferensi seminar ilmiah.
  • Membantu perkembangan ilmu pengetahuan.
  • Membuat dan mengembangkan metode pengolahan dokumen.
  • Membuat dan mengembangkan katalog.

Demikianlah artikel dari duniapendidikan.co.id tentang √Apa itu Dokumentasi: Pengertian, Jenis, Fungsi, Tujuan semoga bermanfaat

Baca Juga: