Apa itu Kas Kecil

Diposting pada
Apa itu Kas Kecil

Pengertian Kas Kecil

Kas kecil adalah kumpulan beberapa dana yang dibentuk untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil jumlahnya. Kas kecil dipakai untuk membayar pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya relatif kecil contohnya dana entertain klien ataupun rekan kerja pimpinan serta dana konsumsi guna kepentingan rapat.


Ciri-ciri Kas Kecil

  • Jumlahnya sangat terbatas. Maksudnya, jumlahnya tidak boleh melebihi atau kurang dari jumlah tertentu yang telah disepakati oleh manajemen perusahaan.
  • Digunakan guna mendanai pengeluaran yang sifatnya rutin.
  • Dana kas kecil biasanya disimpan di suatu tempat khusus, dengan memakai kotak kecil yang  biasa disebut sebagai petty cash box.
  • Dipegang oleh karyawan atau petugas keuangan yang ada  di tingkat pemula.

Tujuan Kas kecil

  • Menangani masalah perlengkapan serta perbekalan kantor yang dialami oleh sebuah bagian di kantor untuk menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis dan tidak praktis dari pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil serta mendadak.
  • Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal terhadap konsumen termasuk pada relasi bisnis pimpinan.
  • Mempercepat kegiatan atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan tidak terencana sebelumnya.

Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil.

  1. pemegang as kecil membuat permintaan pengisian kembali kas kecil PP3K
  2. menyerahkan PP3K lembar 1 dan 2,BPKK, dan dokumen pendukung kepada bagian utang
  3. Menerima bukti kas keluar (BKK) lembar 3 dan cek bagian utang
  4. mengunakan cek ke bank
  5. menyimpan uang tunai
  6. mengarsipkan BKK lembar 3

Dokumen Kas Kecil


  • Bukti kas keluar

Dokumen ini berguna supaya perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi pada fungsi kas besar yang tercantum dalam dokumen itu. Dalam sistem dana kas Kecil, dokumen tersebut sangat dubutuhkan pada ketika pengisian kembali dana kas kecil.


  • Cek

Cek adalah dokumen yang dipakai untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang pada orang atau badan yang namanya ada pada cek tersebut.


  • Permintaan pengeluaran kas kecil

Dokumen ini digunakan oleh pengguna kas kecil untuk meminta sejumlah uang pada pemegang dana kas kecil. Untuk pemegang dana kas kecil dokumen ini berguna sebagai bukti pengeluaran. Dokumen tersebut akan disimpan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil.

Baca Juga :  Apa Itu Magang

  • Bukti pengeluaran kas kecil

Dokumen ini dibuat oleh pengguna dana kas kecil guna mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen tersebut dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil serta diserahkan oleh pengguna dana kas kecil pada pemegang dana kas kecil.


  • Permintaan pengisian kembali kas kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil guna meminta kepada bagian utang supaya dibuatkan bukti kas keluar untuk pengisian kembali dana kas kecil.


Metode Kas Kecil


  • Metode Tetap (Imprest fund system)

Metode Tetap merupakan metode pembukuan kas kecil yang mana rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap. Semua pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak serta merta langsung mencatatnya, tapi hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya saja.

Ciri-ciri Metode Tetap (Imprest fund system)

  • Bukti-bukti pemakaian dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas kecil.
  • Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang sudah digunakan sehingga jumlah dana kas kecil kembali pada jumlah yang disepakati semula.

Langkah-langkah operasional metode tetap

  • Pembentukan dana kas kecil di mana pemegang kas kecil diberi sejumlah uang tunai yang nantinya guna pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan bisa memenuhi keperluan dalam waktu tertentu.
  • Dana kas kecil dipakai untuk pembayaran Transaksi.
  • Metode berubah-ubah (Fluctuating fund system)

Metode berubah-ubah adalah sebuah metode pengisian dan pengendalian kas kecil yang mana jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah . Sistem tersebut menginginkan bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan namun mesti sesuai dengan keperluan. Contohnya, pada saat pertama kali membuat kebijakan, perusahaan menetapkan jumlah nominal kas kecil sebesar Rp5 Juta lalu digunakan sesuai dengan keperluan serta kas kecil diisi kembali.

Ciri-ciri Metode berubah-ubah (Fluctuating fund system)

  • Pembentukkan serta pengisian kembali dana kas kecil di catat pada debit dalam akun kas kecil.
  • Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebit akun-akun ada pada penggunaan kredit akun kas kecil.
  • Sesudah dana kas kecil habis atau hampir habis, kasir membentuk kembali dana kas kecil, mengisinya sebesar jumlah nominal pengeluaran yang telah terjadi.

Peralatan Pengelolaan Kas Kecil

Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil, yaitu :

  1. Form permintaan pengisian dana kembali kas kecil.
  2. Form permintaan pengeluaran kas kecil.
  3. Jurnal pengeluaran kas.
  4. Buku jurnal kas kecil.
  5. Buku laporan penggunaan kas kecil.
  6. Buku pengeluaran kas kecil.
  7. Alat tulis dan alat hitung

Prosedur Pengelolaan Kas Kecil


  • Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

Dana kas kecil di bentuk (disediakan) berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Dalam perusahaan yang memiliki standar prosedur akuntansi semua jenis pengeluaran kas melibatkan bagian hutang sehingga unit organisasi yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah bagian hutang, bagian kasa, dan bagian pemegang dana kas kecil.

Baca Juga :  Revolusi Bumi Adalah

Tugas masing-masing adalah sebagai berikut :

  1. Bagian Hutang

Menerima surat keputusan, pembentukan dana kas kecil dari kepala bagian keuangan.Membuat bukti pengeluaran kas dalam tiga rangkap. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada bagian kasa dilampiri surat pembentukan dana kas kecil. Lembar 2 diserahkan kepada bagian buku pembantu yang terkait misalnya, bagian kartu biaya dan kartu persediaan untuk disisipkan.Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas keluar yang belum dibayar (berfungsi sebagai buku pembantu hutang).

Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dari bagian kasa dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil.Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas yang telah dicap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yang disediakan.Menyerahkan bukti kas pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap kepada bagian jurnal dan laporan.

  1. Bagian Kasa

Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.Menyediakan cek sebesar jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk ditanda tangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengeluarkan kas.Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 serta surat pembentukan dana kas kecil.Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 ke bagian hutang dilampiri surat bukti pembentukan dana kas kecil, dan lembar ke 3 diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.

  1. Bagian Jurnal dan Laporan

Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah di cap lunas dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas (register cek)Mengarsipkan bukti pengeluaran kas bersama surat keputusan pembentukan dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yang sudah dibayar.

  1. Pemegang Dana Kas Kecil

Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasaMenguangkan cek ke bank dan menyimpan dana kas kecil Mengarsipkan bukti pengeluaran berdasarkan urutan tanggal.


Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil

Formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri dari formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang terlibat dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil adalah Pemegang Dana Kas Kecil dan bagian yang menggunakan (pemakai) dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak adalah sebagai berikut :

  1. Pemakai Dana Kas Kecil

Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak 2 lembar untuk selanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.Menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dari pemegang dana kas kecil.Mengumpulkan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil untuk dijadikan pendukung bukti pengeluaran kas kecil.Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung.

Baca Juga :  Apa itu Deposito

Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemegang dana kas kecil.Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar ke 2 yang telah di cap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk di arsipkan.

  1. Pemegang Dana Kas Kecil

Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yang memerlukan dana (pemakai).Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemakai dana kas kecil.Menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar 1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggung jawaban.

Membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah di cap lunas kepada pemakai dana kas kecil.Menyimpan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada bagian hutang pada saat pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.


Mutasi Dana Kas Kecil

Mutasi/perubahan kas pada dasarnya adalah akibat adanya penerimaan dan pengeluaran dana. Dana kas kecil diterima kas umum dan dikeluarkan melalui bagian pemakai dana. Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi adalah sebagai berikut:

  1. Transaksi pembentukan dana kas kecil sebesar jumlah menurut keputusan kepala bagian keuangan. Dokumen transaksi tersebut ialah sebagai berikut:
  •     Bukti pengeluaran kas yang dibuat oleh bagian hutang.Surat keputusan kepala bagian
  •     keuangan sebagai dokumen pendukung.
  1. Transaksi pemakaian dana kas kecil melalui bagian-bagian pemakai dana, dokumen transaksi tersebut ialah sebagai berikut:
  • Bukti pengeluaran kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai dana.
  • Bukti penggunaan dana seperti, nota kontan, kuitansi yang dibuat pihak luar perusahaan  sebagai dokumen pendukung.
  • Surat permintaan pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai sebagai   dokumen pendukung.
  1. Transaksi pengisian kembali dana kas kecil, dokumen transaksinya adalah sebagai berikut:
  • Bukti pengeluaran kas yang dibuat bagian hutang.
  • Surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebagai dokumen pendukung dibuat  oleh pemegang dana kas kecil.
  • Bukti pengeluaran kas kecil sebagai dokumen pendukung dibuat oleh bagian-bagian  pemakai dana kas kecil.

Demikianlah artikel dari duniapendidikan.co.id tentang Apa itu Kas Kecil : Pengertian, Ciri, Tujuan, Fungsi, Dokumen, Metode, Peralatan Pengelola, Prosedur, Pengeluaran, Mutasi Dana, semoga bermanfaat