Pengertian Buku Agenda
Buku agenda adalah buku khusus yang dipakai untuk mencatat surat-surat yang masuk dalam perusahaan, bisnis, atau organisasi selama periode 1 tahun.
Buku agenda mempunyai banyak fungsi yang sangat bermanfaat untuk kelangsungan perusahaan, bisnis, atau organisasi.
Fungsi Buku Agenda
-
Bukti surat masuk dan keluar
Dengan adanya buku agenda kerja, detail dari setiap yang masuk atau sampai keluar bisa diidentifikasi dengan mudah. Pencarian berkas-berkas penting juga akan terbantu dengan adanya buku agenda kerja.
-
Mengetahui jumlah surat masuk dan keluar pada waktu tertentu.
Terkadang ada keadaan di mana perusahaan, bisnis, atau organisasi perlu melihat kembali berapa jumlah surat masuk maupun surat keluar dalam waktu tertentu. Dengan membuat rincian dalam buku agenda kerja, situasi seperti ini juga akan biisa dilewati dengan mudah.
-
Mengetahui penomoran surat keluar
Untuk mengeluarkan suatu surat, perusahaan, bisnis, atau organisasi perlu membuat penomoran yang runtut dari satu surat ke surat yang lain. Jika daftar surat yang dikeluarkan sebelum-sebelumnya sudah terangkum dalam buku agenda kerja, maka pemberian nomor akan semakin cepat dilaksanakan.
-
Membantu pencarian surat
Dalam keadaan tertentu, perusahaan, bisnis, atau organisasi mungkin perlu memilih surat-surat terdahulu yang sudah tersimpan. Dengan menuliskan identitasnya secara urut pada buku agenda kerja, maka pencarian tak akan memakan waktu lama.
Macam-macam Buku Agenda
-
Buku Agenda Tunggal
Jenis Buku Agenda ini cocok dipakai untuk pencatatan surat masuk serta surat keluar dengan penomoran sekaligus dengan berurutan pada setiap halaman untuk per halaman. Format dari buku agenda jenis ini biasanya terdiri dari nomor, tanggal penerimaan surat, nama instansi atau perusahaan atau organisasi pengirim, tanggal dan nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan kepada, keterangan, dan juga kode arsip.
-
Buku Agenda Berpasangan
Buku agenda jenis ini terdiri dari buku agenda surat masuk serta buku agenda surat keluar yang kolomnya dibedakan atau dibuat dengan terpisah. Penomoran dalam jenis buku agenda ini pun ikut dipisah. Format dari buku agenda jenis ini pada tabel surat masuk biasanya terdiri dari nomor, tanggal penerimaan surat, nama instansi atau perusahaan atau organisasi pengirim, tanggal dan nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan kepada, keterangan, dan juga kode arsip.
Di sisi lain, Format dari buku agenda jenis ini pada tabel surat keluar biasanya terdiri dari nomor, nomor surat, tanggal surat, nama instansi atau perusahaan atau organisasi pengirim, tujuan pengiriman surat, lampiran, keterangan, dan juga file.
Istilah Dalam Buku Agenda
-
Buku Verbal
Buku ini merupakan buku yang dipakai untuk mencatat semua informasi yang berhubungan dengan surat keluar selama 1 tahun. Banyak orang juga menyebut buku tersebut sebagai buku agenda keluar. Orang yang mengurus atau bertanggung jawab pada buku ini disebut dengan verbalis.
-
Buku Arsip
Buku ini adalah buku yang dipakai untuk mencatat semua informasi yang berhubungan dengan surat yang akan disimpan. Penyimpanan surat diurutkan berdasarkan kode-kode surat sesuai dengan nomor urut yang ada pada surat.
-
Blanko Konsep
Blanko atau formulir yang secara khusus dipakai untuk membuat konsep surat.
-
Blanko surat
Lembaran kertas surat yang sudah disertai dengan kepala surat yang telah tercetak. DIpakai untuk membuat surat yang akan dikirimkan.
Format Buku Agenda Kerja
Demikianlah Artikel dari duniapendidikan.co.id tentang Apa itu Buku Agenda : Pengertian, Fungsi, Macam, Istilah, Beserta Format nya semoga bermanfaat bagi yang membacanya
