Pengertian Dokumentasi
Dokumentasi adalah proses sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian serta penyediaan dokumen guna memperoleh informasi, penerangan pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya pada pengguna. Ada pun yang mendefinisikan dokumentasi ialah aktivitas atau proses penyediaan dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat berdasarkan pencatatan berbagai sumber informasi.
Jenis-jenis Dokumentasi
Dokumen Berdasarkan Kegiatan
- Dokumen Pribadi
Dokumen Pribadi adalah dokumen yang berkaitan dengan kepentingan individu. Misalnya: SIM, Akta Lahir, KTP, Ijazah.
- Dokumen Niaga
Dokumen Niaga adalah dokumen yang berkaitan pada perniagaan atau transaksi jual beli. Misalnya: cek, nota, kuitansi.
- Dokumen Pemerintah
Dokumen Pemerintah adalah dokumen yang berkaitan informasi ketatanegaraan sebuah pemerintahan. Misalnya: Undang-Undang, Peraturan Pemerintah.
Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik
- Dokumen Literer
Dokumen Literer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, maupun direkam. Biasanya dokumen ini ada di perpustakaan. Misalnya: buku, majalah, film.
- Dokumen Korporil
Dokumen Korporil adalah dokumen berupa benda bersejarah. Biasanya dokumen ini ada di museum. Misalnya: patung, fosil, dsb.
- Dokumen Private
Dokumen Private adalah dokumen berupa surat atau arsip yang biasanya disimpan dengan sistem kearsipan. Misalnya: surat niaga, surat dinas, laporan.
Dokumen Berdasarkan Fungsinya
- Dokumentasi Dinamis
Dokumentasi Dinamis adalah dokumen yang bisa dipakai secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dinamis aktif, dinamis semi aktif, serta dinamis in aktif).
- Dokumentasi Statis
Dokumentasi Statis adalah dokumen yang tidak bisa dipakai secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dokumen koprol, dokumen literal, dokumen private).
Dokumen Berdasarkan Sifatnya
- Dokumen Tekstual
Dokumen Tekstual adalah dokumen yang berisi informasi dalam bentuk tertulis. Misalnya: majalah, buku, catalog, surat kabar dsb.
- Dokumen Nontekstual
Dokumen Nontekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk teks dan gambar. Misalnya: peta, grafik, gambar, rekaman, dan lain-lain.
Dokumen Berdasarkan Jenisnya
- Dokumen Fisik
Dokumen Fisik adalah yang berkaitan dengan materi, ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dsb.
- Dokumen Intelektual
Dokumen Intelektual adalah dokumen yang dibuat berdasarkan tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dsb.
Dokumen Berdasarkan Dokumentasi
- Dokumen Primer
Dokumen Primer adalah dokumen yang menyajikan informasi mengenai hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Misalnya: paten penelitian, laporan, disertasi.
- Dokumen Sekunder
Dokumen Sekunder adalah dokumen yang menyajikan informasi tentang literatur primer. Umumnya disebut dengan dokumen bibliografi.
- Dokumen Tersier
Dokumen Tersier adalah dokumen yang menyajikan informasi tentang literatur sekunder. Misalnya: buku, teks panduan literatur.
Struktur Dokumentasi
Struktur dokumentasi yang digunakan dalam sistem manajemen mutu (SMM) bisa diuraikan dalam bentuk hirarki yang dikembangkan sesuai dengan kondisi organisasi. Dengan demikian boleh jadi hirarki dokumen serta luas dan jangkauan dokumen yang dibutuhkan antara satu organisasi berbeda dengan organisasi lainnya. Adapun hirarki dokumen sistem manajemen mutu yang umum digunakan di banyak organisasi adalah seperti ditunjukkan gambar
-
LEVEL I (Pedoman Mutu)
Level ini menggambarkan kegiatan bisnis Perusahaan secara umum dalam penerapannya harus memenuhi persyaratan Sistem Manajemen Mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu yang telah ditetapkan oleh manajemen
-
LEVEL II (Prosedur)
Prosedur merupakan rangkaian beberapa proses atau interaksi antara satu bagian dengan bagian lain.
-
LEVEL III (Intruksi Kerja)
Dokumen level-3 sifatnya untuk memberikan petunjuk pada pengoperasian suatu proses kerja yang harus dilakukan oleh satu orang atau satu unit yang terlibat atau yang fungsi tugasnya dapat mempengaruhi kegiatan SMM di Perusahaan.
-
LEVEL IV (Formulir)
Form adalah formulir yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan sesuai instruksi kerja serta barang-barang bukti yang diperoleh berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan.
Persiapan Penyusunan Dokumen
Ditekankan dalam ISO 10013:2001 bahwa dokumen sistem manajemen mutu harus dikembangkan oleh orang yang terlibat dan bertanggung jawab terhadap proses dan kegiatan yang akan didokumentasikan. Hal ini tidak lain dimaksudkan agar dokumen yang disusun betul-betul memenuhi persyaratan dan ketentuan yang berlaku terhadap proses dan kegiatan tersebut, karena itu harus disusun oleh orang yang betul betul memahami proses dan kegiatan tersebut baik secara teknis maupun persyaratan yang dibutuhkan. Selain itu, hal ini akan membantu dan mendorong tumbuhnya ”sense of involvement” dan ”ownership” dari personel yang terlibat terhadap dokumen yang disusun.
Fungsi Dokumentasi
Fungsi Dokumentasi Secara Umum
- Menyediakan informasi tekait isi dokumen untuk pengguna.
- Menyampaikan alat bukti serta data akurat terkait informasi dokumen.
- Melindungi dan menyimpan fisik dan juga isi dokumen.
- Menghindari kerusakan pada dokumen.
- Menyiapkan isi dokumen guna bahan penelitian para ilmuwan.
- Mengembangkan koleksi dokumen untuk bangsa dan negara.
- Akan menjamin keutuhan dan keotentikan infomasi serta data yang ada didalam dokumen.
Fungsi Dokumentasi dalam Perusahaan
- Sebagai memori perusahaan yang digunakan guna melindungi instansi.
- Membantu memilih keputusan guna melakukan perencanaan serta melakukan penjagaan.
- Dipakai sebagai alat pembuktian.
- Dipakai sebagai rujukan histors
- Menyediakan informasi bagi keuangan, personalia serta hal lain yang nanti akan dibutuhkan oleh semua menejemen perusahaan.
- Guna keperluan pendidikan karyawan baru.
- Guna mempererat hubungan perusahaan dengan masyarakat setempat, khususnya untuk klien.
Tujuan Dokumentasi
- Membantu pelayanan di bidang dokumentasi.
- Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi.
- Mengadakan konferensi seminar ilmiah.
- Membantu perkembangan ilmu pengetahuan.
- Membuat dan mengembangkan metode pengolahan dokumen.
- Membuat dan mengembangkan katalog.
Pengendalian Dokumen
Sebelum digunakan, dokumen harus ditinjau oleh pihak yang memiliki kewenangan untuk memastikan kejelasan, keakuratan, kecukupan, dan ketepatan struktur dari dokumen tersebut. Kecuali itu, pengguna yang dimaksudkan (pengguna dokumen) harus diberi kesempatan untuk menilai dan mengomentari apakah dokumen tersebut sudah mencerminkan praktek yang sesungguhnya. Penerbitan dokumen harus disetujui oleh manajemen yang bertanggung jawab terhadap penerapan dokumen tersebut.
Demikianlah artikel dari duniapendidikan.co.id tentang Apa itu Dokumentasi : Pengertian, Jenis, Struktur, Fungsi, Persiapan Penyusunan, Tujuan Beserta Pengerdalian, semoga bermanfaat
