√ 13 Jenis Surat Niaga dan Penjelasannya

Diposting pada

Dengan adanya perkembangan teknologi yang sedemikian pesat, pengetahuan akan surat-menyurat atau korespondensi memang tidak seberapa banyak mendapat perhatian dari masyarakat. Banyak dari kita yang tidak mengetahui jika surat-menyurat mempunyai jenis surat yang berbeda tuk setiap bidang.


Dalam bidang perdagangan atau perniagaan bisa dikenal dengan istilah surat niaga. Apakah surat niaga itu dan apa saja sih jenis-jenis surat niaga? Berikut ini penjelasan tentang jenis jenis surat niaga.


Surat niaga atau juga disebut dengan surat dagang ialah surat yang dicatat untuk keperluan perdagangan atau bisnis. Jenis surat ini biasanya dikeluarkan oleh badan-badan bisnis ataupun perusahaan untuk kepentingan bisnis mereka ataupun menyampaikan informasi dan berita perniagaan.√ 13 Jenis Surat Niaga dan Penjelasannya


Secara umum surat niaga berisi tentang jual-beli barang dan jasa atau dapat juga tentang tawaran. Surat niaga umumnya bersifat intern ataupun ekstern, yakni secara intern bila digunkan untuk keterkaitan perusahaan dengen pusat maupun cabangnya. Sedangkan surat niaga bersifat ekstern jika digunakan untuk hubungan antar perusahaan dengan badan bisnis lain. Surat niaga mempunyai banyak jenis, diantaranya ialah sebagai berikut :

Jenis-jenis surat niaga

  1. Surat Perkenalan – surat perkenalan ialah salah satu jenis surat niaga yang secara umum merupakan media promosi untuk memperkenalkan hasil produksi dari perusahaan. Dalam suatu surat perkenalan memuat infomasi tentang penjual yang dialamatkan kepada calon pembeli.

  2. Surat Penawaran – surat penawaran ialah surat yang diterbitkan oleh perusahaan untuk menawarkan barang yang dijual. Surat jenis ini biasanya diterbitkan oleh penjual dan ditujukan untuk calon pembeli untuk dapat menawarkan barang atau jasa. Isi pokok dari surat penawaran ialah informasi tentang barang atau jasa yang mereka tawarkan seperti kualifikasi, harga, serta cara pembayaran.

    Untuk surat penawaran, pihak penjual wajib pandai untuk menawarkan barang atau jasa yang mereka punyai menggunakan bahasa yang menarik dan jelas. Sehingga dapat menarik minat pembeli untuk membeli barang atau jasa yang ditawarkan.

Surat penawaran biasanya dibuat atas keperluan pribadi perusahaan maupun sebagai balasan untuk surat permintaan penawaran. jika dibuat untuk surat balasan, surat penawaran perlu mengacu pada infomasi yang diberikan pihak penjual atau pengirim surat permintaan penawaran. Surat penawaran biasaya juga dilengkapi dengan daftar harga atau brosur untuk meyakinkan si pembeli.

  1. Surat Permintaan Penawaran – Surat jenis ini nantinnya dikirim oleh calon pembeli yang ditujukan kepada sang penjual yang secara umum berisikan permintaan penawaran suatu barang atau jasa kepada penjual. Surat permintaan penawaran ini diterbitkan karena calon pembeli tertarik dengan barang atau jasa yang diinformasikan melalui surat perkenalan.

    Namun, surat permintaan penawaran juga dapat dibuat berdasarkan inisiatif perusahaan. Surat permintaan penawaran ini secara umum berisikan tentang permintaan penjelasan secara detail atau rinci tentang pada suatu produk atau jasa yang hendak dibeli.


    Inti utama dari surat ini ialah nama dan harga produk yang dijual, cara pembayaran serta cara pengiriman atau penyerahan barang dan juga detail lain yang dianggap perlu.


  2. Surat pesanan – Surat pesanan ialah surat yang diterbitkan oleh pembeli dan ditujukan kepada penjual untuk keperluan pemesanan atau permintaan barang atau jasa yang hendak dibeli. Surat ini biasanya dibuat berdasarkan iklan / surat penawaran yang memang dibutukan diperusahaan.

    Inti dari surat pesanan harus menyertakan nama dan jenis barang yang hendak dibeli beserta harganya dan cara pembayaran. jika pembayaran melalui transfer bank, maka pembeli perlu menyertakan bukti transfer dalam surat pesanan.


  3. Surat Konfirmasi Pesanan – Surat jenis ini diterbitkan oleh penjual untuk memberitahukan si pembeli perihal pesanan mereka. Inti dari surat konfirmasi pesanan ialah memberitahukan secara detail barang pesanan oleh pembeli seperti nama dan jenis barang, jumlah pembelian, syarat jual beli, dan juga harga barang.

  4. Surat pemberitahuan pengiriman barang – Surat ini diterbitkan oleh penjual apabila kedua belah pihak menyetujui transaksi jual beli tersebut. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk memberitahukan pembeli jika pesanan telah siap dikirim. Surat ini juga bertujuan agar pembeli mengetahui tentang kondisi barang pesanan dan siap untuk menerima barang tersebut.

    Biasanya surat seperti ini dibuat untuk pengiriman barang jarak jauh dan partai besar. Dalam surat pemberitahuan pengiriman barang dijelaskan secara detail jenis dan jumlah barang, serta metode pengiriman yang digunakan dan perkiraan proses pengiriman barang untuk sampai ke pembeli. Surat ini juga dapat dilampiri dengan dokumen pengiriman, packing list, serta asuransi jika diperlukan.


  5. Surat penolakan pesanan – Surat penolakan biasanya dikirimakan oleh penjual jika mereka tidak bisa memenuhi permintaan pembeli karena suatu hal. Agar tidak mengecewakan pembeli, surat penolakan pesanan sebaiknya dikirimkan secepat mungkin.

  6. Surat pengaduan – Surat pengaduan dikirim oleh pembeli kepada sang penjual karena adanya ketidaksesuaian dengan barang yang mereka terima. Ketidaksesuian tersebut dapat berupa barang rusak, kualitas dan jumlah barang yang tidak sesuai dengan pesanan.

  7. Surat jawaban pengaduan – jika penjual menerima surat pengaduan, penjual perlu sesegera mungkin untuk menjawab surat tersebut dengan surat jawaban pengaduan. Inti dari surat ini ialah ucapan terima kasih untuk surat pengaduan dari pembeli serta memberikan keputusan untuk memecahkan masalah pengaduan tersebut.

  8. Surat penagihan – Surat penagihan dibuat karena ada transaksi jual beli yang dilakukan dengan menggunakan sistem hutang. Surat ini diterbitkan oleh penjual dan ditujukan kepada pembeli untuk membayar hutang mereka karena sudah jatuh tempo atau sudah diluar perjanjian.

  9. Surat pengiriman pembayaran – jika si pembeli sudah menerima barang yang mereka pesan dan tidak ada komplain tentang barang tersebut, maka pembeli harus untuk melakukan pembayan. Surat ini diterbitkan karena pembayaran dilakukan secara non-tunai.

    Pada surat ini perlu dicantumkan jumlah uang yang sudah dibayarkan, cara pembayaran, beserta bukti pembayaran.


  10. Surat pengangguhan pembayaran – surat penangguhan pembayaran dibuat atas dasar inisiatif dari para pembeli karena menerima surat pengihan. Isi dari surat pengangguhan pembayaran meliputi pernyataan yang sesuai tentang adanya suatu hal yang membuat pembeli tidak dapat membayar sesuai dengan perjanjian.

    Serta dalam surat tersebut juga berisi permohonan penjadwalan ulang pembayaran yang sudah dijanjikan.


  11. Surat jawaban penagguhan pembayaran – surat ini dibuat oleh si penjual untuk menjawab permohonan penagguhan pembayaran dari pembeli. Surat ini dapat berisikan persetujuan ataupun penolakan untuk penangguhan tersebut.

Mengetahui jenis surat niaga sangat bermanfaat terutama apabila anda seorang pengusaha. Jenis jenis surat niaga ini akan sangat dibutuhkan dalam kegiatan jual beli antar perusahaan maupun didalam perusahaan dengan anak cabangnya.

Demikianlah artikel dari duniapendidikan.co.id mengenai √ 13 Jenis Surat Niaga dan Penjelasannya , semoga artikel ini bermanfaat bagi anda semuanya

Baca Juga :  √Danau: Pengertian, Jenis, Fungsi dan Prosesnya